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Élaboration d’une stratégie de capitalisation d’expérience : 6 étapes clés à suivre

août 21st, 2019

Le processus d’élaboration d’une stratégie de capitalisation d’expérience requiert pour sa conduite réussie trois conditions essentielles que sont la mobilisation des parties prenantes, une méthodologie de travail adaptée et une exploitation de données fiables.
L’élaboration d’une stratégie de capitalisation d’expérience passe par six étapes clés : la conception des outils, la revue documentaire, la mise à niveau des acteurs, la réunion de cadrage la collecte et l’analyse des données et enfin l’atelier de planification participative.

Etape 1 : Conception des outils de diagnostic de la capitalisation d’expérience

Il s’agit ici d’élaborer un outil de diagnostic des pratiques de capitalisation qui doit prendre en compte l’analyse des progrès réalisés par le projet en matière de capitalisation, l’évaluation des points forts et des points faibles du projet en matière de capitalisation et la formulation des recommandations pour lever les contraintes identifiées et renforcer les acquis.
Cet outil devra également prendre en compte les domaines de mesure de la performance de capitalisation suivants : Politique et Stratégie de capitalisation, Activités et Méthodologie de capitalisation, Compétences en capitalisation, Technologie de gestion des connaissances, Monitoring, Évaluation et Apprentissage.
Cette étape doit également intégrer un outil de sélection des objets de capitalisation en tenant compte de l’Inventaire des bonnes pratiques et des innovations, de la maturité des expériences et de leur potentiel de réplicabilité et de mise à l’échelle.

Etape 2 : Revue documentaire

Cette étape consiste à l’exploitation et l’analyse de la documentation générée du projet (document du projet, rapports d’activités, de missions d’appui, de suivi évaluation, rapport de la situation de référence, cadre logique, plan de suivi-évaluation du projet, etc.). Les résultats de cette revue doit permettre de définir et de retenir les éléments d’analyse des expériences et de l’appréciation de l’ensemble des actions conduites ou des résultats atteints.

Etape 3 : Mise à niveau de la capitalisation

Pour mieux impliquer les parties prenantes dans le processus d’élaboration d’une stratégie de capitalisation d’expérience, il importe de les mettre à niveau sur les concepts les enjeux et la démarche de capitalisation d’expérience et de gestion des connaissances/gestion des savoirs. A cette fin, il convient d’analyser les besoins de formation qui doivent servir de base pour l’élaboration du programme de formation et les outils d’animation pédagogique.
La session de mise à niveau de la capitalisation devrait être centrée sur la pratique et servir de ressources pour l’identification participative des objets de capitalisation, l’analyse collective des conditions de réussite et des risques de la capitalisation et la feuille de route de la mission.

Etape 4 : Réunion de cadrage

Une fois les parties prenantes sensibilisées sur la capitalisation, il convient d’organiser une réunion de cadrage en vue d’une meilleure orientation et clarification des termes de référence de la capitalisation et du plan de mise en œuvre. Les effets attendus de ce cadrage sont l’adoption et la validation de la méthodologie et du planning des activités. Une attention particulière devrait être accordée aux sources de documentation et aux contributeurs.

Etape 5 : Collecte et Analyse des besoins de connaissances

La collecte des besoins de connaissances constitue une étape essentielle de l’élaboration de la stratégie de capitalisation. Il s’agit de recueillir les données auprès des parties prenantes.
Les questions portent sur le profil des acteurs, leur regard sur la capitalisation d’expériences, leurs besoins de connaissances, leurs préférences communicationnelles ainsi que leur avis sur les conditions et les risques liés à la capitalisation.
Les données collectées sont traitées, analysées, croisées et mises en commun pour identifier les grands axes stratégiques. Pour les données qualitatives en particulier, la triangulation est utilisée afin de vérifier les constats en s’appuyant sur diverses sources d’informations.

Etape 6 : Atelier de planification

Les résultats de l’analyse des données constituent une ressource clé pour l’atelier de planification dont l’objectif est de produire de façon participative les éléments suivants relatifs au positionnement de la capitalisation, les objectifs stratégiques de la capitalisation, et les objets de capitalisation (bonnes pratiques, innovations, acquis).
Aussi, les questions relatives aux contributeurs de la capitalisation, cibles stratégiques de la capitalisation (destinataires) et produits attendus et usages envisagés sont abordée. Il en est de même pour la valorisation des résultats de la capitalisation.
Sur la base des conclusions et acquis de l’atelier, le plan d’actions opérationnel, le cadre de suivi évaluation et d’apprentissage, le budget de la capitalisation sont élaborés.
A l’issue de l’atelier de planification, le document provisoire de la stratégie est rédigé et soumis pour validation.
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