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Relations de presse

juin 27th, 2019

Comment réussir les relations presse ?

Pour réussir les relations presse que ses clients lui confient, Afrique Communication utilise le mixte média en ligne, audiovisuels et imprimés  mais aussi les médias sociaux pour une visibilité des activités.

Les différentes étapes pour réussir les relations presse

Première étape : Identifier et définir les médias à cibler

La première étape consiste dans toute exercice de relations presse, d’identification et définition des médias à cibler. Pour cela, il faut :
  • faire un mapping de l’environnement médiatique national et local pour identifier les principaux supports (en papier, radio, télé, agences, radios communautaires, etc.) qui peuvent avoir de l’intérêt en couvrant les questions pour lesquelles on fait des relations presse,
  • identifier leur périodicité, leur force de pénétration, leur rayonnement et leur présence.

Deuxième étape : Constitution d’une liste des médias à cibler

Après l’étape d’identification et de définition, il faut procéder à la constitution d’une liste la  plus longue et exhaustive possible de médias à cibler, à inviter pour la couverture médiatique de chaque activité. Cette liste va inclure les correspondants de presse dans chacune des villes ciblées.

Troisième étape : Annonce presse

Après ces deux étapes, intervient la réalisation de l’annonce ou invitation aux médias qui sera publiée et envoyée aux médias au moins une semaine avant la cérémonie ou l’évènement. L’objectif de cette annonce aux médias est de diffuser l’organisation de la cérémonie de lancement dans les médias qui « sauveront » la date dans leur calendrier. L’annonce aux médias est un texte court et précis, annonçant aux journalistes l’évènement, la date, l’heure, le lieu et les animateurs et de manière importante, les contacts nécessaires. A deux jours de l’évènement,  il faudra effectuer des relances téléphoniques, en contactant l’ensemble des médias chez qui l’annonce a été envoyée, pour avoir une confirmation de leur présence.

Élément important dans les relations presse : Le communiqué de presse

Un communiqué de presse sera généralement rédigé pour la cérémonie. Il résumera les objectifs de la cérémonie de même que ses résultats attendus. Dans ce communiqué, des citations seront attribuées au principal porte-parole de l’organisme ou de la structure pour laquelle Afrique Communication organise les relations presse. L’agence digitale Afrique Communication a des experts qui organisent tout le processus y compris la rédaction du communiqué de presse. Le draft final ou « signed off » sera validé par l’organisme ou la structure.  Une version validée de ce communiqué sera dans le dossier de presse. Après la cérémonie le communiqué sera envoyé sur une liste de diffusion plus large par email.

Le dossier de presse, un élément des relations presse

Autre élément important dans les relations presse c’est le dossier de presse ; Il sera remis aux journalistes venus couvrir la cérémonie ou l’évènement. Sa composition est la suivante : communiqué de presse, tout discours déjà disponible. En fonction du budget, le dossier de presse peut-être « marqué » avec les logos de l’organisme, une clé USB, des stylos ; etc.

Accueil et gestion des médias dans les relations presse

L’accueil et la gestion des médias sur site font aussi partie des relations presse : une équipe d’Afrique Communication se chargera de faire cet exercice de relations publiques. Au fur et à mesure que les journalistes arrivent, ils seront accueillis, identifiés sur une liste de présence, et installés avec en main le dossier de presse. L’équipe se propose de trouver des solutions à toutes les demandes des médias, pendant toute la cérémonie ou l’événement tout en facilitant les interviews.

Le rôle important des médias sociaux dans les relations presse

De plus en plus, les médias sociaux jouent un important rôle dans les relations presse. Il est important de positionner l’événement et l’ensemble de ses activités dans les médias sociaux. A ce propos, une page Facebook sera créée de même qu’un hashtag dédié à la cérémonie sur Twitter. Facebook et Twitter permettent de relayer les messages clés.

L’évaluation

Après la première journée il est nécessaire de tenir une petite réunion de débriefing pour voir ce qui a marché et ce qu’il faudra améliorer en direction du futur, ou même le message qu’il faudra rattraper ou corriger s’il y a lieu. Quand la stratégie de relations presse commencera à être déroulée, il est important d’avoir des audits réguliers pour mesurer son effectivité. Les questions à se poser à cet effet sont :
  • Qu’est ce qui a marché?
  • Qu’est ce qui n’a pas  marché ?
  • Que voulons-nous voir se produire ?
  • Avec quel impact ?

L’importance d’une base de données de journalistes partenaires

Afrique Communication  va, tout le long de l’exécution des relations presse, mettre en place un contact list des journalistes partenaires qui seront fidélisés afin d’avoir une vision objective et professionnelle du projet, de l’événement ou de la cérémonie. Cela aidera à réduire les risques de mauvaise interprétation des messages.
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