Faciliter le processus de capitalisation d’expériences

La préparation d’un processus de capitalisation d’expériences

Lorsque vous voulez lancer un nouveau processus de capitalisation d’expériences, vous devez avoir en tête que ce processus doit être axé sur les actions nécessaires pour générer et partager de nouvelles connaissances d’une manière spécifique. Ce qui nécessite la mise en place d’un processus de planification détaillé.

Des organisations et des individus peuvent entamer un processus de capitalisation d’expériences pour de nombreuses raisons différentes. En tant que facilitateur, votre mission est de jouer un rôle de premier plan pour identifier le ou les objectifs de ce processus, avec le commanditaire et les acteurs de mise en œuvre.

La première chose que vous devez faire en tant que facilitateur, c’est d’aborder les objectifs et de déterminer s’ils sont réalisables avec les ressources, les personnes et le temps à disposition. La planification est également à prendre en compte dans la préparation du processus de capitalisation d’expériences.

Une fois un objectif clair défini, vous pouvez commencer à déterminer plus concrètement les étapes du processus de capitalisation d’expériences. Ce qui doit se faire en collaboration avec le ou les acteurs dudit processus.

La mise en œuvre du processus d’expériences

Vous pouvez démarrer le processus de capitalisation d’expériences lorsque vous constatez que vous avez une idée claire des objectifs visés par le processus, et que vous avez invité tous les participants à y prendre part. Vous devez également penser à organiser les modalités logistiques, et avoir à votre disposition une bonne équipe de facilitateurs.

Vient ensuite l’étape de la sélection, qui consiste à passer du processus à une expérience concrète.

En ce qui concerne l’étape de la délimitation-cadrage, vous devez inviter les différents participants à restreindre leur expérience et à délimiter les éléments sur lesquels ils vont se concentrer dans le cadre de ce processus de capitalisation des expériences des projets et programmes d’une grande particularité. Au moment où les participants entament un processus de capitalisation, vous devez leur servir de guide en votre qualité de facilitateur.

Cet accompagnement doit se faire tout au long du processus de délimitation. Les participations doivent faire une description de l’expérience qu’ils ont choisie pour fixer des limites.

L’étape de la collecte des informations permet de rechercher des informations pertinentes sur cette expérience. Dans le cadre d’un processus de capitalisation des expériences, les premières informations auxquelles vous avez accès, sont gardées en mémoire par les porteurs d’expériences.

Lors de cette collecte des informations, celles-ci peuvent être recueillies aussi bien auprès des personnes que des documents existants.

Les 3 dernières étapes du processus sont la description qui consiste à décrire ce qui s’est passé et à montrer les résultats obtenus, l’analyse qui est l’étape la plus importante mais également la plus compliquée car nécessitant de tirer les leçons d’expérience et enfin la conclusion qui est un résumé des principaux enseignements tirés.

L’étape de la facilitation en ligne

Le plus souvent le processus de la capitalisation des expériences se déroule sous forme d’ateliers de production. De nos jours, il y a une plus grande opportunité de communication en ligne. Ce qui permet d’échanger avec les acteurs individuellement ou en groupe en utilisant les TIC.

Cependant, le fait de vouloir communiquer via Internet implique un certain nombre de règles qui ne sont pas le plus souvent respectées. Pour venir à bout de ce problème, il faut respecter un certain nombre de points comme l’établissement et le respect des engagements et des délais clairs et réalistes définis en concertation avec le groupe, le fait d’accepter que la communication se fasse parfois à sens unique, etc.

Il existe une autre solution pour faciliter la communication en ligne. Il s’agit des webinaires qui peuvent constituer un outil précieux pour échanger des informations en direct sur Internet. Les participants ont même la possibilité de poser des questions en direct et d’obtenir des réponses.

L’étape de l’institutionnalisation

En tant que facilitateur, votre rôle a été de guider les participants tout au long du processus de capitalisation d’expériences. Des leçons innovantes et intéressantes ont été tirées par les participants qui les ont ensuite partagées. Ils pourront en effet en parler à d’autres personnes, qui vont par la suite adopter certaines de ces nouvelles idées.

Le rôle du facilitateur de processus de capitalisation des expériences, c’est d’encourager et d’aider les gens à continuer à apprendre et à s’améliorer. L’institutionnalisation doit également être planifiée. Dans le cadre du processus d’institutionnalisation, l’une des missions les plus importantes du facilitateur est d’aider les gens dans le cadre de l’élaboration d’un plan concret.

Ce plan d’institutionnalisation doit tenir compte des principaux éléments de l’approche de capitalisation des expériences. Le plan en rapport avec la méthodologie de capitalisation des expériences doit également prendre en compte le contexte et les conditions internes dans l’organisation.

Le projet « Capitalisation des expériences pour un plus grand impact dans le développement rural » a été mis en œuvre par le CTA à partir d’avril 2016 et pendant 3 ans. Ce projet a été élaboré en collaboration avec la FAO et l’IICA, avec le soutien financier du FIDA a abouti a la formalisation d’un processsus de capitalisation d’expériences